Jämställda möten
Alla har vi varit med om dem. Galet sega möten som pågår i evighet runt ett för stort konferensbord i ett rum utan luft. Bara en liten del av gruppen pratar, men de kan å andra sidan prata nästan hur länge som helst. När mötet är slut släpar man sig därifrån med tunga steg och frågar sig: "Varför gör jag det här när jag inte ens får betalt för det?"
Och visst - dåliga möten finns det på arbetet också. Då frågar man sig istället: "Är sådana här möten värt det, trots att jag får betalt?" Eller till och med: "Jag kanske kan deala med chefen så att jag betalar för att slippa dem."
Men misströsta icke. Genom enkla övningar kan diskussioner och möten både bli mer jämställda och mer kreativa. Det tragikomiska är att övningarna är så enkla. Och ändå används så sällan.
Det handlar om jämställdhet, att låta både tjejer och killar få utrymme att synas och höras, men också om att komma fram till bättre resultat, ha roligare och mer tidseffektiva möten och se till att fler än en liten klick kommer till tals.
Innan mötet:
Fundera över:
1. Vad är syftet med mötet?
2. Vad är mina förväntingar?
3. Hur ska resultatet från mötet följas upp?
4. Vilka kommer vara på mötet?
Under mötet:
Personliga rundor
Ett sätt att inleda möten kan vara med en personlig runda om "dagsformen" på deltagarna. Då kan alla säga om det råkar vara så att de har en galen huvudverk idag, en migränattack på lut, ett sjukt barn som skrikit hela natten, en deadline som hänger över dem och distraherar eller en mamma som precis lagts in på sjukhus. Det är ett sätt att öka förståelsen för människors vardag och få deltagare att landa i mötet - nu är jag här, jag är trött, men jag ska göra mitt bästa. Och de andra vet om att personen är trött, och blir kanske inte riktigt lika förolämpade om han skulle råka gäspa under ett brandtal.
Viktigt: Under personliga rundor talar en person i taget. Det kan vara bra att tänka på att inte ge för mycket icke-muntlig feedback heller - för energiskt nickande och skrattande åt skämt kan få personen att komma av sig lika effektivt som att själv sticka in ett skämt. Låt varje person få sin minut eller sina fem minuter i lugn och ro. Det finns ingen tidsgräns, ett enkelt "jag mår bra" fungerar lika bra som en lång utläggning om migränattacken. Om det är svårt att få gruppen att respektera rundan kan ett runda-föremål användas - en boll, en whiteboardpenna (inte lika kreativt kanske, men väl fungerande) eller något annat föremål. Bara den som håller i föremålet får börja.
Den personliga rundan kan också vara ett sätt att undvika att dubbelbestraffa personer (läs mer om härskartekniker här) eftersom det blir en påminnelse om att människor har flera olika saker som händer i deras liv - kanske har de barn, en sjuk mamma eller ett hotande migränanfall. De flesta av oss är ändå så pass normalt funtade att vi inte har något problem med att acceptera att ett sjukt barn kan göra det nödvändigt att gå några minuter tidigare. Om vi vet om det är det mycket lättare att vara stöttande.
Runda om förväntningar
Man kan också inleda mötet med en runda om förväntningar och/eller farhågor inför mötet. Kanske sitter alla och är livrädda för att mötet ska dra ut på tiden. Eller på att man inte ska få tillräckligt med tid på sig att diskutera. Det kan vara bra att känna till.
Diskussions-metoder
Så där. Mötet är igång. De spännande frågorna om budget eller någon stadgeändring pågår för fullt. Nu är det dags att fortsätta hålla diskussionen kreativ och jämställd.
Rundor:
Rundor kan med fördel användas även här. Ta en runda och låt alla säga sina instinktiva tankar om en fråga (Om man vill kan man här också be dem skriva ner sina instinktiva tankar, för sig själva, på en liten lapp. Det ökar sannolikheten på att de inte påverkas av varandra och säger samma saker). Diskutera en stund fritt efter rundan. Avsluta med ytterligare en runda. Rundor är också ett effektivt sätt att bedriva diskussioner för att alla får uttala sig men inte kommentera andras inlägg. Det betyder att man får en bra överblick på vad hela gruppen tycker och att det inte är en liten klick som fastnar i diskussionen.
Linje:
Linje kan användas för att värdera förslag. Det är ett bra sätt att få människor att röra på sig under mötet (att sitta stilla vid konferensbordet kan kännas tryggt och bra, men leder sällan till kreativitet). Linjen går ut på att värdera förslag - ena änden tycker att förslaget är lysande, andra att det är en katastrof (ungefär) och däremellan är det en gradskala. På så sätt får man också en snabb överblick över hur landet ligger, när man har ett klart förslag att diskutera.
Brainstorming:
Brainstorming används ofta som ett sätt att starta diskussioner, men det används inte alltid så medvetet. I brainstorming är syftet att få fram så många idéer som möjligt, skapa kreativ energi och kunna tänka friare. Därför finns det ett par riktlinjer som man kan använda sig av:
1. Ha en tidsbegränsning. Håll det snabbt och kreativt.
2. Kommentera ingas idéer. Samtalsklimatet ska vara öppet och fritt - börjar man diskutera idéer så lägger folk band på sig, tempot kommer av och lite av syftet med brainstorming försvinner. Diskutera efteråt istället och stryk galna förslag.
Främjartekniker:
Härskartekniker är förvånansvärt vanligt på dåliga möten. Osynliggörande, skämtsamma kommentarer som förlöjligar vissa deltagare, undanhållande av information och dubbelbestraffning är bara några av de knep och metoder som kommer fram när energin är låg, koffeinhalten hög, livsviljan har sinat och det är varje kvinna för sig själv som gäller. Att göra möten jämställda kan då handla om att istället använda främjartekniker: Visa att du lyssnar när någon pratar (istället för att sitta och spela patiens på datorn, eller leka med pennan, eller stirra drömmande ut genom fönstret) - särskilt om det är någon som normalt sett är tyst som pratar, acceptera att någon kommer sent eller går tidigt om den har en bra anledning för det, ge bakgrundsinformation till frågor som diskuteras utifall att någon är ny med mera med mera.
Läs mer om främjartekniker här
4. Dokumentering av mötet:
Lappar på väggen.
Ett sätt att göra mötesanteckningar roligare är att låta deltagare dokumentera sina egna idéer och/eller diskussionen på väggen. På så sätt undviker man också att det allti där en kvinna som sitter med pennan och skriver anteckningar och en man som presenterar förslagen (se nedan).
Vem håller i pennan?
Vid brainstorming, mötesanteckningar osv. - se till att inte samma person (överväldigande ofta en kvinna) får sitta med pennan varje gång och inte samma person (överväldigande ofta en man) presenterar förslag och sammanfattar diskusssioner. Växla vartannat möte eller varannan diskussion.
2009-04-20
